Datenschutzinformationen für die Nutzung der beim Koordinierungszentrum für Klinische Studien (KKSD) der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf gehosteten Webanwendungen

Stand: 11.08.2026 (Version V01F)

1. Präambel

Die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (HHU), im Auftrag handelnd das Universitätsklinikum Düsseldorf AöR (UKD) und das Koordinierungszentrum für Klinische Studien Düsseldorf (KKSD), betreibt zur Unterstützung der klinischen Forschung bestimmte Webanwendungen zur elektronischen Datenerfassung (EDC, electronic data capture). Hiermit können von Forschenden, gemäß den vertraglichen Vereinbarungen mit dem KKSD, Daten in Datenbanken gesammelt und verarbeitet werden.

Dieses Dokument informiert über die Datenverarbeitungen bei Aufruf und Nutzung der zugehörigen Webanwendungen und bei der Verwaltung von Nutzerkonten. Nicht beschrieben sind die Verarbeitungen innerhalb der Datenbanken für die Forschungsdaten selbst, da diese nutzerindividuell und projektabhängig konfiguriert werden. Über diese Zusammenhänge werden die betroffenen Personen, deren Daten verarbeitet werden, gesondert, im Rahmen der Aufklärungspflichten für die klinische Studie oder mit einer Datenschutzinformation, informiert.

Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 DSGVO verwiesen.

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

2. Betroffene Webanwendungen

3. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung bei Aufruf und Nutzung der aufgeführten Webanwendungen ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts.

3.1 Kontaktdaten des Verantwortlichen

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstraße 1
40225 Düsseldorf
Telefon: 0211 81-10000
Website: https://www.hhu.de

3.2 Ansprechpartner für diese Website

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, im Auftrag handelnd Universitätsklinikum Düsseldorf AöR
Koordinierungszentrum für Klinische Studien (KKSD)
Moorenstr. 5
40225 Düsseldorf
E-Mail: support@kksd.de

3.3 Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie wie folgt:

Die Datenschutzbeauftragte
E-Mail: datenschutz@hhu.de
Tel.: 0211 81 – 13060
Website: https://www.hhu.de/datenschutz

Die Datenschutzbeauftragte des UKD erreichen Sie wie folgt:

Datenschutzbeauftragte UKD
Moorenstr. 5
40225 Düsseldorf
E-Mail: Datenschutz@med.uni-duesseldorf.de

4. Verarbeitung von Daten über den Zugriff auf die Webanwendungen

4.1 Zwecke, Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf einer der unter 2. genannten Webseiten verarbeitet unser System automatisiert personenbezogene Daten des Nutzers.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  • Das verwendete Betriebssystem und die verwendete Version
  • Die IP-Adresse von der der Aufruf unserer Webanwendung erfolgt
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Websites, die über unsere Websites aufgerufen werden

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die angegebenen Datenkategorien werden außerdem in den Logfiles unseres Systems gespeichert, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme.

Ein Zusammenführen der Daten in den Logfiles mit anderen personenbezogenen Daten findet nicht statt. Ebenfalls findet keine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken in diesem Zusammenhang statt.

Das UKD erhebt und verarbeitet die oben genannten, für den technischen Betrieb erforderlichen Daten und Logfiles zur Wahrung der technischen Sicherheit der Systeme. Die Daten sind für die Auslieferung von Webseiten und den sicheren Betrieb der Webserver erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt.

4.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. Art. 32 DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. §3 HG NRW.

4.3 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens achtundzwanzig Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

5. Kontaktaufnahme

5.1 Zwecke, Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Kontaktaufnahme (z.B. per E-Mail oder Telefon) werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist.

Bei einer Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

5.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Übersendung einer E-Mail übermittelt wurden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. §3 HG NRW. Die Datenverarbeitung dient dem Zweck, Ihre Anfrage zu beantworten.

5.3 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und weder eine gesetzliche Grundlage eine weitergehende Speicherung erfordert noch ein berechtigtes Interesse seitens des UKD besteht, die Daten für Zwecke des Nachweises weiterhin vorzuhalten. Konversationen im Rahmen einer klinischen Studie fallen dabei in der Regel unter die gesetzlichen Anforderungen für die Speicherdauer in der klinischen Studie.

6. Speicherung von nutzungsbezogenen Daten nach Authentifizierung

6.1 Zwecke, Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur Verwaltung der Benutzer der Webanwendung und Gewährleistung des Betriebs werden zusätzliche Daten gesondert in Datenbanken gespeichert. Dies umfasst:

  • Benutzername (Username, First Name, Last Name)
  • E-Mail-Adresse
  • Institution
  • Passwort (in verschlüsselter Form)
  • Rollen und Berechtigungen
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • IP-Adresse mit der die Anmeldung am System erfolgt
  • Getätigte Änderungen im Nutzerprofil

Sichtbarkeit der Daten

Die Daten werden in einer integrierten Datenbank gespeichert. Die Benutzer erhalten über ein differenziertes Berechtigungsmodell Zugriff auf die jeweils für ihre Aufgaben erforderlichen Daten.

Für die Webanwendung REDCap gilt zusätzlich: Innerhalb eines Projekts ist für registrierte Benutzer der Benutzername sowie der Vor- und Nachname der in diesem Projekt registrierten Benutzer einsehbar.

6.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden auf Grund der Bestimmungen der DSGVO und des Landesdatenschutzgesetzes sowie ggf. weiteren maßgeblichen Gesetzen verarbeitet. Dies geschieht nur zu den in Ziffer 6.1 angeführten Zwecken.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Benutzer stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 32 DSGVO.

6.3 Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Erstellung eines Benutzerzugangs und der Authentifizierung verarbeiten, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden.

7. Verwendung von Cookies

7.1 Zwecke, Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Cookies sind Dateien, die von dem Anbieter einer Webseite auf einem Speichermedium des Rechners des Benutzers abgelegt werden. Diese Dateien enthalten Textinformationen und können innerhalb einer Sitzung oder übergreifend auch bei einem erneuten Seitenaufruf vom Anbieter wieder gelesen werden. Es wird zwischen unbedingt erforderlichen Cookies, die notwendig sind, um den vom Benutzer gewünschten Dienst erbringen zu können, und einwilligungsbedürftigen Cookies, die für Komfortfunktionen oder für Belange des Anbieters genutzt werden, unterschieden. Die unter 2. genannten Webanwendungen REDCap und TrialMaster verwenden Session-Cookies, die für die korrekte Funktion und Sicherheit der Anwendungen während einer Sitzung erforderlich sind.

7.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter Verwendung von technisch notwendigen Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW i.V.m. §3 HG NRW.

7.3 Dauer der Speicherung

Cookies werden auf dem Rechner des Benutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Die von dieser Website verwendeten Session-Cookies werden mit dem Schließen des Browserfensters gelöscht. Sie dienen während der Nutzung dazu, Onlineaktivitäten einer bestimmten Browsersitzung zuzuordnen.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft nach Maßgabe des Art. 15 DSGVO, § 12 DSG NRW, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden;
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DSGVO;
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO, § 10 DSG NRW;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO, § 14 DSG NRW.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für das UKD zuständige Aufsichtsbehörde in NRW ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie zuerst mit unserer Datenschutzbeauftragten (3.3) Kontakt aufnehmen würden, bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an eine Aufsichtsbehörde wenden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

9. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Webanwendungen verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. In Einzelfällen kann dies auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung oder Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO) oder zwecks Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen bei Urheberrechtsverletzungen. Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

10. Datenübermittlung außerhalb der EU

Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, informieren wir Sie gesondert.

11. Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt veröffentlichten Fassung.

Datenschutzkonzepte

Die allgemeinen Datenschutzkonzepte des KKSD für die EDC-Systeme REDCap und TrialMaster können beim KKSD angefordert werden: support@kksd.de.

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